Indice
- Un fatturato in crescita, ma poche risposte certe
- Perché fatturato e conto corrente non bastano
- Quali dati utilizza Pilot+
- La sezione Produzione dello studio
- Il costo della poltrona vuota
- Il conto economico riclassificato
- Benchmark, punto di pareggio e area fiscale
- Un esempio operativo su tre branche
- Come i dati cambiano le decisioni
- Come si attiva Pilot+
Un fatturato in crescita, ma poche risposte certe
Immagina uno studio dentistico con tre riuniti, che lavora prevalentemente tra ortodonzia, igiene e implantologia. Il fatturato complessivo è in crescita, l’agenda appare piena e il saldo del conto corrente non mostra particolari criticità: a prima vista, tutto sembra andare per il verso giusto.
Eppure, se chiedi al titolare quale attività stia generando davvero il margine maggiore, quanto costi ogni ora di apertura dello studio, o se i riuniti disponibili stiano producendo abbastanza da coprire i costi della struttura, la risposta arriva quasi sempre incerta. Non per disattenzione: semplicemente perché il fatturato totale, da solo, non contiene questa informazione.
Una branca può generare ricavi elevati e, allo stesso tempo, sostenere costi importanti per collaboratori, laboratori, materiali e componentistica assorbendo così gran parte di quanto produce. Un’altra attività può fatturare meno, ma usare meglio il tempo disponibile e restituire una marginalità più stabile e prevedibile. Allo stesso modo, uno studio può disporre di quattro riuniti e utilizzarne realmente soltanto due o tre: i costi della struttura, però, continuano a essere sostenuti anche quando una poltrona resta vuota.
È per rispondere a queste domande che nasce Pilot+: trasforma i dati contabili e organizzativi dello studio in una dashboard trimestrale, capace di mostrare non soltanto quanto lo studio ha fatturato, ma anche come quel fatturato è stato prodotto e quale risultato economico ha realmente generato.
Perché fatturato e conto corrente non bastano
Molti titolari controllano l’andamento dello studio guardando due soli numeri: il saldo bancario e il fatturato comunicato dal commercialista. Sono dati importanti, ma parziali e, se presi da soli, possono essere anche fuorvianti.
Il conto corrente misura la liquidità disponibile in un determinato momento, e può essere influenzato da anticipi ricevuti dai pazienti, finanziamenti in corso, imposte non ancora versate o fatture dei fornitori ancora da pagare: un saldo positivo, quindi, non garantisce affatto un margine positivo. Il fatturato, dal canto suo, indica il valore delle prestazioni fatturate, ma non mostra quanto resta davvero dopo aver sostenuto i costi.
Uno studio potrebbe fatturare 270.000 euro in un trimestre e avere comunque una marginalità insufficiente, qualora personale, collaboratori, laboratori, materiali e costi generali assorbissero una parte eccessiva dei ricavi. Il problema, quindi, non è soltanto conoscere il fatturato, ma comprenderne davvero la composizione: quanto è stato prodotto, quali branche hanno generato i ricavi, quali costi sono stati sostenuti, quanto rimane dopo la gestione operativa, quale parte del risultato dovrà essere destinata a imposte e contributi, e quale fatturato minimo deve produrre lo studio per coprire i propri costi.
Pilot+ integra tutte queste informazioni e le aggiorna durante l’anno, evitando che il titolare debba attendere il bilancio definitivo per capire come sta andando davvero lo studio.
Quali dati utilizza Pilot+
La dashboard parte dalla contabilità aggiornata e dai movimenti finanziari dello studio: ricavi, fatture dei fornitori, costo del personale, compensi dei collaboratori, materiali odontoiatrici, consumabili, lavorazioni dei laboratori, canoni, manutenzioni e gli altri costi della struttura.
A questi dati si aggiungono alcuni parametri organizzativi (numero dei riuniti, settimane lavorate, giorni di apertura, ore giornaliere di attività ed eventuale suddivisione del fatturato per branca) che permettono di trasformare la semplice contabilità in indicatori realmente gestionali.
Facciamo un esempio concreto: la contabilità può mostrare che lo studio ha sostenuto 98.000 euro di costi per servizi in un trimestre. Da sola, questa cifra dice poco. Pilot+ permette invece di leggere quel dato nel suo contesto complessivo, verificando quanto incida sui ricavi, quale effetto produca sul margine e come si confronti con gli altri costi dello studio. La dashboard, in altre parole, non si limita a riprodurre il bilancio: lo riclassifica per renderlo davvero utile alle decisioni quotidiane.
La sezione Produzione dello studio
La prima area della dashboard è dedicata alla produzione. Il titolare può osservare il fatturato del trimestre e confrontarlo con il trimestre precedente, con lo stesso trimestre dell’anno precedente e con il totale progressivo dell’esercizio.
Questo triplo confronto è più utile di quanto sembri: permette di capire se una crescita sia effettiva oppure dipenda semplicemente dalla stagionalità. Uno studio può registrare, per esempio, un fatturato trimestrale superiore rispetto ai tre mesi precedenti, ma inferiore rispetto allo stesso periodo dell’anno passato. Senza il confronto corretto, cioè guardando un solo numero isolato, quel dato rischierebbe di essere interpretato in modo eccessivamente ottimistico.
La dashboard mostra inoltre la composizione del fatturato per branca: nel caso tipico di uno studio generalista, la suddivisione avviene tra chirurgia, ortodonzia, conservativa, protesi, igiene e prevenzione, endodonzia. Questo passaggio è essenziale perché consente di capire quali aree contribuiscano davvero alla produzione complessiva ma va usato con una precisazione importante: il fatturato per branca non va confuso con il margine. Una branca che genera molti ricavi può avere anche costi molto più elevati delle altre.
La produzione, insomma, rappresenta soltanto il primo livello dell’analisi. Per capire la redditività reale è necessario collegarla al conto economico riclassificato e al costo della capacità produttiva, i due argomenti dei prossimi paragrafi.
Il costo della poltrona vuota
Una delle sezioni più caratteristiche e, nella nostra esperienza, più illuminanti per chi la vede per la prima volta riguarda il costo della poltrona vuota.
Lo studio inserisce il numero dei riuniti, le settimane lavorate, i giorni di apertura e le ore giornaliere. La dashboard determina così il numero complessivo di ore potenzialmente disponibili, e rapporta i costi fissi trimestrali a quelle ore di apertura. In forma semplificata, il calcolo funziona così:
| Formula | Significato |
| Costo orario dello studio = costi fissi ÷ ore complessive di apertura | Quanto costa, in media, ogni ora in cui lo studio è aperto |
| Costo orario per poltrona = costo orario dello studio ÷ numero dei riuniti | Quanto deve produrre ogni riunito, ogni ora, solo per coprire i costi fissi |
Nell’esempio mostrato nella dashboard, lo studio dispone di quattro poltrone, lavora tredici settimane nel trimestre, cinque giorni alla settimana e otto ore al giorno. Le ore complessive di apertura risultano quindi 520; il costo orario totale dello studio è pari a 229 euro, mentre il costo medio per ciascuna poltrona è pari a 57 euro.
Questo significa che ogni ora di disponibilità di un riunito deve contribuire ad assorbire almeno quella quota di costi fissi, prima ancora di considerare i costi variabili direttamente legati alla singola prestazione. Il dato non serve a stabilire automaticamente il prezzo delle cure, sarebbe una semplificazione eccessiva. Permette però di capire con chiarezza quanto pesa una poltrona non utilizzata, e se il fatturato prodotto nelle ore effettivamente lavorate sia sufficiente a sostenere davvero la struttura.
Il conto economico riclassificato
La sezione Costi e Margini della dashboard trasforma i dati della contabilità in un vero conto economico gestionale, confrontando il fatturato con le principali categorie di costo: materiali odontoiatrici, materiali di consumo, servizi (compresi i laboratori), compensi di amministratori e titolari, godimento di beni di terzi, personale, ammortamenti e altri costi di gestione.
Da qui la dashboard calcola il valore aggiunto, l’EBITDA, l’EBIT, l’utile ante imposte e il risultato netto stimato. L’EBITDA (il margine operativo lordo) mostra quanto rimane dopo i costi della gestione caratteristica, prima di ammortamenti, interessi e imposte. L’EBIT considera anche ammortamenti e svalutazioni, e rappresenta il reddito operativo dello studio.
Questi due indicatori permettono di andare oltre il semplice fatturato, ed è qui che spesso emergono le sorprese più utili: uno studio può aumentare i ricavi e vedere, allo stesso tempo, ridursi l’EBITDA, se i costi crescono più velocemente del fatturato. Al contrario, una crescita moderata dei ricavi può accompagnarsi a un miglioramento significativo della marginalità, se la struttura impara a usare meglio le proprie risorse.
La dashboard mostra anche l’incidenza percentuale delle principali voci sui ricavi, così da permettere al titolare di individuare rapidamente i costi che meritano un approfondimento senza però trasformare questo in un automatismo: un costo elevato per servizi, per esempio, potrebbe dipendere semplicemente da una maggiore incidenza della protesi, o da lavorazioni particolarmente complesse in quel trimestre. Il valore, insomma, va sempre interpretato nel contesto specifico dello studio, non letto come un numero assoluto.
Benchmark, punto di pareggio e area fiscale
Pilot+ confronta anche gli indicatori dello studio con parametri di riferimento del settore odontoiatrico: incidenza dei materiali, del personale e dei collaboratori, valore aggiunto, EBITDA, EBIT, produttività per poltrona e ricavi per addetto. La dashboard assegna una valutazione sintetica alle diverse aree, evidenziando quelle in equilibrio, quelle da monitorare e quelle che richiedono un approfondimento immediato.
Va detto con chiarezza: il benchmark non è una regola universale da applicare meccanicamente. Uno studio può presentare un’incidenza dei costi superiore alla media perché si trova in una fase di investimento, oppure perché gestisce internamente attività che altre strutture affidano all’esterno. Il confronto serve a individuare le domande corrette da porsi, non a imporre automaticamente una soluzione.
Un’altra sezione importante riguarda il punto di pareggio: la dashboard confronta costi fissi, costi variabili e ricavi effettivi, determinando il fatturato minimo necessario per coprire tutti i costi della gestione. Se il fatturato effettivo supera il punto di pareggio, lo studio sta generando un margine positivo; la distanza tra i due valori indica quanta capacità ha la struttura di assorbire eventuali riduzioni della produzione o aumenti dei costi, senza andare in difficoltà.
Pilot+ comprende infine un’area fiscale che stima progressivamente IRES, IRAP e contribuzione ENPAM sulla base dei dati inseriti, permettendo al titolare di distinguere con chiarezza il risultato economico dalla liquidità effettivamente disponibile dopo imposte e contributi. La fiscalità, in questo modo, non viene affrontata soltanto a fine anno come un imprevisto, ma monitorata in modo coerente con l’andamento reale dello studio, trimestre dopo trimestre.
Un esempio operativo su tre branche
Torniamo allo studio con tre riuniti utilizzati prevalentemente per ortodonzia, igiene e implantologia. La dashboard non si limita ad assegnare automaticamente un margine al singolo riunito: mette in relazione la produzione per branca, i costi sostenuti, il costo orario delle poltrone e il risultato complessivo dello studio.
Ai fini dell’esempio, puramente illustrativo, ipotizziamo che l’analisi gestionale evidenzi questi margini per le tre attività:
| Attività prevalente | Margine gestionale |
| Ortodonzia | 32% |
| Igiene e prevenzione | 8% |
| Implantologia | 41% |
Ortodonzia: margine del 32%
Il risultato appare positivo a prima vista, ma un’analisi più attenta mostra che una parte importante dei trattamenti viene incassata attraverso piani di pagamento dilazionati. Il problema, quindi, non riguarda necessariamente la redditività della branca, ma la velocità con cui quella produzione si trasforma in liquidità reale. La decisione più sensata potrebbe consistere nel rivedere la gestione degli acconti, monitorare le rate scadute e collegare i pagamenti alle diverse fasi del trattamento.
Igiene e prevenzione: margine dell’8%
Il margine è nettamente inferiore rispetto alle altre branche ma la prima reazione non deve essere ridurre la durata delle sedute o ridimensionare l’attività. L’igiene svolge un ruolo essenziale nei richiami, nella prevenzione e nella continuità del rapporto con il paziente: tagliarla per inseguire il margine sarebbe probabilmente un errore strategico. Occorre invece verificare se il risultato dipenda dalla tariffa applicata, dal compenso dell’igienista, dalle disdette, dagli spazi vuoti in agenda o dal costo della capacità produttiva non assorbita. Se la causa principale fossero le cancellazioni, la decisione dovrebbe riguardare la gestione dei richiami e delle conferme, non la prestazione clinica in sé.
Implantologia: margine del 41%
Il dato è il più alto dei tre, ma va verificato nel tempo prima di trarne conclusioni definitive: un trimestre potrebbe essere stato caratterizzato da un numero eccezionale di interventi, non necessariamente ripetibile nei successivi. Prima di effettuare nuovi investimenti su questa branca, lo studio dovrebbe analizzare la continuità della produzione, la disponibilità dei professionisti, i costi della componentistica e la capacità finanziaria necessaria per sostenere l’attività nel tempo. Il margine più elevato, insomma, non determina automaticamente la decisione migliore.
Come i dati cambiano le decisioni
Senza un controllo trimestrale, il titolare potrebbe facilmente concludere che l’implantologia sia l’unica attività da sviluppare, e che l’igiene sia semplicemente un’area poco redditizia da ridimensionare. La dashboard Pilot+ porta invece a decisioni molto più articolate e, nella pratica, più corrette: per l’ortodonzia può essere necessario intervenire sugli incassi; per l’igiene, su saturazione e gestione dell’agenda; per l’implantologia, sulla continuità dei risultati e sulla sostenibilità degli investimenti futuri.
Il metodo, in fondo, segue sempre la stessa sequenza logica: rilevare lo scostamento, analizzarne le cause, scegliere l’intervento più adatto, verificarne l’effetto nel trimestre successivo. Il vero valore della dashboard, quindi, non è la fotografia del trimestre appena concluso, quella da sola servirebbe a poco, ma la possibilità concreta di controllare se le decisioni adottate stiano davvero producendo risultati misurabili nel tempo.
Come si attiva Pilot+
L’attivazione parte dall’analisi della struttura dello studio: forma giuridica, numero dei riuniti, professionisti coinvolti, personale, branche svolte, software gestionali già in uso e obiettivi concreti del titolare.
Vengono quindi impostati i parametri della dashboard e i criteri con cui riclassificare i costi. Dopo l’acquisizione dei dati contabili e organizzativi viene predisposto il primo report trimestrale, che il commercialista analizza insieme al titolare, potendo inserire valutazioni e commenti nelle diverse aree: produzione e fatturato, costi e margini, fiscalità e andamento generale.
Il monitoraggio prosegue poi nei trimestri successivi, confrontando i risultati e verificando concretamente gli effetti delle decisioni adottate. Pilot+ non è quindi un’analisi una tantum, fatta una volta e archiviata, ma un sistema continuativo di controllo e pianificazione che accompagna lo studio trimestre dopo trimestre.
Domande frequenti
Pilot+ sostituisce il software gestionale dello studio?
No. Pilot+ utilizza i dati contabili e organizzativi già disponibili e può integrare le informazioni provenienti dal gestionale dello studio, senza sostituirlo.
Che cosa misura il costo della poltrona vuota?
Misura la quota di costi fissi che ogni riunito deve contribuire ad assorbire per ciascuna ora di disponibilità. È utile soprattutto per analizzare la capacità produttiva inutilizzata.
La branca con il margine più basso deve essere ridimensionata?
Non automaticamente. Occorre considerare le cause del risultato, la funzione clinica dell’attività, la saturazione e il contributo che quella branca offre alla continuità dei pazienti nel tempo.
Perché il controllo viene effettuato trimestralmente?
Il trimestre offre dati sufficientemente significativi e permette comunque di intervenire durante l’anno, mentre c’è ancora margine per correggere la rotta. Alcuni indicatori, come incassi e disdette, possono essere controllati anche con maggiore frequenza.
Sai davvero quanto rende ogni area del tuo studio o guardi ancora soltanto il fatturato?
Spaziodentista affianca i titolari di studio odontoiatrico nel controllo trimestrale di margini, costi, produttività dei riuniti e andamento economico attraverso Pilot+, mettendo in relazione dati contabili, struttura organizzativa e benchmark di settore. Un metodo costruito sulle specificità dello studio dentistico, per capire dove si genera valore, dove si perde marginalità e quali decisioni possono migliorare concretamente i risultati.