“Posso affidarmi a un commercialista specializzato nel settore odontoiatrico anche se non ha sede nella mia città?”
La risposta è sì.
Oggi Spaziodentista segue studi dentistici in Liguria, Emilia-Romagna, Toscana, Umbria, Piemonte, Lombardia, Abruzzo, Marche, Veneto, Valle d’Aosta, Puglia e Sicilia.
La distanza geografica, nella gestione quotidiana, non rappresenta un ostacolo.
Fatturazione elettronica, firma digitale, PEC, portali cloud e videochiamate con condivisione dello schermo permettono ormai di gestire documenti, contabilità e consulenza senza dover essere fisicamente nello stesso luogo.
Ma il punto più importante è un altro.
Il vero valore non sta nell’avere il commercialista sotto casa. Sta nell’avere un commercialista che conosca davvero il settore odontoiatrico.
Significa sapere come leggere il margine per riunito, come inquadrare fiscalmente e previdenzialmente un collaboratore odontoiatra, come calcolare il costo orario della poltrona o quali regole applicare alla fatturazione delle prestazioni sanitarie.
Spaziodentista nasce proprio da questa specializzazione.
Vediamo quindi come funziona concretamente seguire uno studio dentistico a distanza.
Indice
- Perché la consulenza a distanza funziona per uno studio dentistico
- Come funziona l’onboarding con Spaziodentista
- Come si gestiscono documenti e contabilità senza incontrarsi
- Le call periodiche: come funziona davvero il confronto
- Supporto fiscale e societario specifico per lo studio odontoiatrico
- Il controllo di gestione a distanza con Pilot+
- Quando serve comunque un coordinamento locale
- Come funziona Spaziodentista in sintesi
- Domande frequenti sul commercialista a distanza per dentisti
Perché la consulenza a distanza funziona per uno studio dentistico
Gran parte delle informazioni necessarie per seguire uno studio dentistico è già digitale.
Gestionali, fatture, comunicazioni telematiche, documentazione bancaria e adempimenti fiscali vengono ormai gestiti attraverso strumenti che non richiedono la presenza fisica del consulente.
La carta, che un tempo rendeva indispensabile la vicinanza tra studio e commercialista, ha un peso sempre più ridotto.
La vera differenza, quindi, la fa il metodo di lavoro.
Quando iniziamo a seguire un nuovo studio, il punto non è semplicemente ricevere i documenti.
Bisogna capire come funziona realmente l’attività: composizione del fatturato, collaboratori, riuniti, struttura dei costi, investimenti, organizzazione e obiettivi del titolare.
È da questa conoscenza che nasce una consulenza realmente utile.
Seguire molti studi odontoiatrici permette inoltre di incontrare più volte dinamiche simili: passaggi societari, gestione dei collaboratori, investimenti, crescita dei costi, nuovi riuniti, marginalità delle branche.
Ed è proprio questa esperienza settoriale a rendere efficace il lavoro, indipendentemente dai chilometri che separano lo studio dal consulente.
Cosa significa, concretamente, “seguire uno studio”
Il rapporto non si limita agli adempimenti fiscali.
Spaziodentista può seguire l’intero percorso amministrativo, fiscale e gestionale dello studio, dalla contabilità alla consulenza societaria.
Il servizio comprende, tra le altre attività:
- tenuta della contabilità ordinaria
- predisposizione di bilanci e dichiarazioni fiscali
- pianificazione fiscale
- consulenza societaria specifica per il settore odontoiatrico
- controllo di gestione attraverso Pilot+
- assistenza nella costituzione societaria
- supporto nelle operazioni di M&A e nei passaggi da studio dentistico a società odontoiatrica
Il vantaggio è avere un unico team che conosce lo studio e ne segue l’evoluzione nel tempo.
Come funziona l’onboarding con Spaziodentista
Uno dei primi dubbi di chi valuta un commercialista a distanza è molto pratico:
“Come iniziamo a lavorare insieme se non ci incontriamo di persona?”
Il passaggio viene organizzato per fasi.
La prima call
Si parte da un confronto iniziale in cui ricostruiamo la situazione dello studio.
Analizziamo la forma giuridica (ad esempio partita IVA individuale, studio associato o società tra professionisti) il numero di riuniti, i collaboratori presenti, le eventuali criticità già note e gli obiettivi del titolare.
Raccolta della documentazione
La documentazione esistente viene poi raccolta digitalmente, attraverso un portale condiviso oppure via email.
Possono essere necessari, ad esempio, bilanci e dichiarazioni degli anni precedenti, documentazione relativa ai collaboratori, contratti di leasing o finanziamenti.
Analisi della situazione
Una volta raccolte le informazioni, viene effettuata una prima analisi della struttura attuale dello studio.
L’obiettivo non è solo “trasferire la contabilità”, ma capire da quale situazione si sta partendo.
Definizione del metodo di lavoro
Infine vengono stabilite le modalità operative: strumenti da utilizzare, scambio dei documenti, referenti e periodicità dei confronti.
Il caso della dottoressa Rossi, titolare di uno studio in Lombardia, è abbastanza rappresentativo.
Il passaggio a un commercialista specializzato, seguito interamente a distanza, si è svolto in circa tre settimane: una call iniziale con la raccolta delle principali informazioni, la raccolta digitale della documentazione, una seconda call per condividere le prime osservazioni sulla struttura dei costi e sull’impostazione del lavoro.
Nessun incontro di persona è stato necessario in questa fase, e la dottoressa Rossi ha potuto continuare a gestire lo studio senza interrompere l’attività per organizzare appuntamenti in presenza.
Come si gestiscono documenti e contabilità senza incontrarsi
La gestione documentale è probabilmente la parte più semplice del rapporto a distanza.
Gran parte dei flussi è già digitale.
Le operazioni verso fornitori, collaboratori e altre attività professionali seguono normalmente il canale della fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio.
La fatturazione verso i pazienti segue invece le specifiche regole previste per i dati sanitari, con trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Per il resto della documentazione come estratti conto, contratti, giustificativi di spesa e altri documenti, è possibile lavorare attraverso un portale condiviso con accesso riservato al titolare e al nostro team: permette di caricare documenti, consultare lo stato della contabilità, recuperare bilanci e dichiarazioni senza dover chiedere ogni volta una copia; in alternativa la trasmissione dei documenti tramite mail.
| Attività | Gestione a distanza |
| Fatturazione verso fornitori, collaboratori e altre attività | Sistema di Interscambio |
| Fatture verso i pazienti | Gestione secondo le regole previste per i dati sanitari e Sistema Tessera Sanitaria |
| Estratti conto, contratti e altri documenti | Portale condiviso con accesso riservato o tramite mail |
| Comunicazioni ufficiali | PEC |
| Chiarimenti e confronto | Email, messaggistica e call |
Dal punto di vista operativo, un documento inviato da uno studio in Veneto può arrivare al consulente nello stesso istante di un documento prodotto da uno studio che si trova nella stessa città.
È per questo che, nella gestione ordinaria, la distanza geografica perde gran parte della sua importanza.
Le call periodiche: come funziona davvero il confronto
La vera domanda non riguarda tanto i documenti. Riguarda il rapporto con il consulente:
“Se non ci vediamo di persona, quando parliamo dei numeri e delle decisioni dello studio?”
Il confronto viene organizzato in momenti diversi.
Le call periodiche, tipicamente trimestrali, servono per analizzare l’andamento dello studio: fatturato, costi, margini ed eventuali scostamenti.
Le call su richiesta sono invece dedicate alle decisioni che non possono attendere: un investimento, un contratto, una scelta societaria o una questione fiscale specifica.
Infine, la call di chiusura annuale è dedicata al bilancio, alla pianificazione fiscale e agli obiettivi dell’esercizio successivo.
La videochiamata ha inoltre un vantaggio pratico importante: permette di condividere lo schermo. Titolare e commercialista possono quindi guardare contemporaneamente lo stesso prospetto, lo stesso grafico o la stessa dashboard.
Il confronto diventa così molto concreto.
Non:
“Quest’anno è andata abbastanza bene.”
Ma:
“Questo costo è aumentato del X%, questa branca ha prodotto questo margine, questo riunito è sottoutilizzato: cosa facciamo?”
È questa la differenza tra un aggiornamento formale e una consulenza utile alle decisioni.
Per i titolari che seguiamo da remoto, dopo le prime call il confronto a distanza smette del tutto di sembrare un compromesso: diventa semplicemente il modo in cui, ogni trimestre, guardano insieme a noi i numeri del proprio studio.
Supporto fiscale e societario specifico per lo studio odontoiatrico
La specializzazione diventa ancora più importante quando si entra nelle scelte societarie.
Uno studio dentistico può assumere forme molto diverse: attività individuale, studio associato, società tra professionisti o società odontoiatrica organizzata in forma di SRL.
Ogni soluzione ha conseguenze fiscali, previdenziali e organizzative differenti.
Un caso frequente è quello del titolare che valuta il passaggio da studio individuale a società.
Può accadere perché vuole far entrare un collega, condividere nuovi investimenti, strutturare meglio l’attività o programmare la crescita.
Ma il passaggio non è una semplice formalità.
Cambiano la tassazione, la governance e, in molti casi, devono essere rivalutati anche i rapporti con collaboratori e professionisti già presenti.
Il momento corretto per affrontare questi aspetti è prima di firmare gli accordi, non dopo.
La consulenza e la preparazione dell’operazione possono essere gestite a distanza; quando è necessario un atto notarile, il lavoro viene coordinato con il notaio coinvolto.
Il controllo di gestione a distanza con Pilot+
Se esiste un ambito che si presta particolarmente bene al lavoro da remoto, è proprio il controllo di gestione.
Il motivo è semplice: il controllo di gestione nasce dai dati.
Fatturato per branca, costi di struttura, ore di utilizzo dei riuniti, EBITDA, punto di pareggio e altri indicatori possono essere raccolti, elaborati e condivisi indipendentemente da dove si trovano fisicamente studio e consulente.
Con Pilot+, il sistema di controllo di gestione sviluppato da Spaziodentista per gli studi odontoiatrici, questi dati vengono organizzati in una dashboard aggiornata trimestralmente.
All’interno della dashboard puoi trovare
- fatturato per branca per capire da dove arriva davvero la produzione dello studio
- struttura dei costi con il peso di personale, collaboratori, laboratori, materiali e altri costi operativi messo in evidenza in modo chiaro
- valore aggiunto, EBITDA ed EBIT
- produttività dei riuniti
- punto di pareggio
- costo orario della poltrona
- andamento rispetto ai periodi precedenti
- confronto con parametri di riferimento di settore
Durante le call periodiche, i dati vengono condivisi e interpretati insieme.
Se un riunito è poco utilizzato, si cerca di capire perché.
Se una branca fattura molto ma genera poco margine, si analizzano i costi.
Se stai valutando un nuovo investimento, puoi verificare se la struttura attuale è già sfruttata in modo efficiente.
È qui che il controllo di gestione diventa uno strumento decisionale, non semplicemente un report.
Quando serve comunque un coordinamento locale
Dire che il rapporto può funzionare a distanza non significa sostenere che ogni singolo passaggio possa avvenire online.
Ci sono situazioni in cui resta necessaria una presenza fisica o il coinvolgimento di un professionista sul territorio.
Gli atti che richiedono un notaio, ad esempio costituzione di una società, cessioni di quote o alcune operazioni immobiliari, devono essere gestiti secondo le modalità previste per l’atto.
Spaziodentista può preparare e coordinare la parte fiscale e societaria, lavorando insieme al notaio individuato dal cliente e, quando necessario, partecipando anche in presenza.
Lo stesso può accadere per pratiche edilizie, urbanistiche, verifiche sanitarie o altri adempimenti che richiedono un professionista o un sopralluogo sul territorio.
Si tratta, però, di poche eccezioni. La maggior parte del rapporto annuale (contabilità, fiscalità, controllo di gestione, analisi e consulenza) può essere organizzata a distanza.
Come funziona Spaziodentista in sintesi
Ecco le fasi principali.
| Fase | Cosa comprende |
| Primo contatto | Call conoscitiva per analizzare la situazione dello studio |
| Onboarding (2-3 settimane) | Raccolta documenti, analisi iniziale e definizione del metodo di lavoro |
| Assistenza contabile | Tenuta della contabilità, gestione della fatturazione (verso fornitori e verso pazienti), adempimenti periodici |
| Assistenza fiscale | Bilanci, dichiarazioni e pianificazione fiscale |
| Assistenza societaria | Forma giuridica, ingresso soci, trasformazioni e coordinamento con i professionisti coinvolti |
| Controllo di gestione | Dashboard Pilot+ aggiornata trimestralmente, letta insieme durante le call periodiche |
| Confronto continuo | Call periodiche e call dedicate alle singole decisioni |
Il metodo resta lo stesso indipendentemente dalla regione in cui si trova lo studio.
Domande frequenti sul commercialista a distanza per dentisti
È davvero possibile gestire la contabilità di uno studio dentistico a distanza?
Sì.
Documenti, adempimenti fiscali, contabilità e confronto con il consulente possono essere gestiti attraverso strumenti digitali.
La presenza fisica diventa necessaria soltanto in situazioni specifiche che richiedono, per legge o per natura dell’operazione, un intervento sul territorio.
Come vengono gestite le scadenze fiscali?
Attraverso gli strumenti telematici previsti dalla normativa e un’organizzazione interna delle scadenze.
La gestione non dipende dalla distanza geografica tra studio dentistico e commercialista.
Posso parlare con il commercialista quando devo prendere una decisione importante?
Sì.
Oltre ai confronti periodici, possono essere organizzate call dedicate a questioni specifiche: investimenti, contratti, scelte societarie o altri temi che richiedono una valutazione prima di procedere.
Devo cambiare il mio modo di gestire lo studio?
Non necessariamente.
Durante l’onboarding vengono definite le modalità di lavoro più adatte alla struttura già esistente, stabilendo come condividere documenti e informazioni e con quale frequenza confrontarsi.
Cosa succede se serve un notaio o un professionista locale?
Spaziodentista coordina gli aspetti fiscali e societari dell’operazione e collabora con il professionista necessario sul territorio.
La presenza locale viene quindi utilizzata quando serve realmente, senza trasformarla in un requisito per tutta la consulenza.
Il controllo di gestione può essere fatto davvero a distanza?
Sì.
Il controllo di gestione si basa su dati economici e gestionali che possono essere raccolti ed elaborati digitalmente.
Con Pilot+ vengono analizzati periodicamente costi, margini, produttività dei riuniti e altri indicatori dello studio, per poi discuterli insieme durante le call.
Vuoi affidare il tuo studio a un commercialista specializzato nel settore odontoiatrico?
La distanza tra il tuo studio e il nostro ufficio non è il punto. Spaziodentista segue studi odontoiatrici in diverse regioni italiane con un metodo organizzato per funzionare a distanza, dalla contabilità alla consulenza fiscale e societaria fino al controllo di gestione.