C’è una domanda che, prima o poi, quasi ogni titolare di studio dentistico si pone:
“Se quest’anno ho fatturato di più, perché sul conto corrente non vedo la stessa crescita?”
Il punto è che fatturato, utile e liquidità sono tre cose diverse.
Puoi aumentare il numero di pazienti, lavorare più ore e far crescere i ricavi senza ottenere un incremento proporzionale della redditività.
Per capire cosa sta realmente accadendo devi andare oltre il fatturato e iniziare a misurare quanto incidono i costi dello studio, quale margine producono le diverse attività, quanto vengono utilizzati i riuniti, quali branche contribuiscono maggiormente alla redditività e come stanno evolvendo EBITDA e liquidità.
È esattamente questo il compito del controllo di gestione dello studio dentistico.
Non significa trasformarti in un controller o riempire lo studio di fogli Excel.
Significa avere pochi numeri realmente utili, aggiornarli con periodicità e utilizzarli per prendere decisioni più consapevoli.
Indice
- Cos’è il controllo di gestione di uno studio dentistico
- Contabilità e controllo di gestione: qual è la differenza
- Redditività dello studio dentistico: perché il fatturato non basta
- Costi dello studio dentistico: quali devi monitorare
- Produttività e margine per riunito
- Costo orario della poltrona: perché devi conoscerlo
- KPI dello studio dentistico: quali indicatori monitorare
- EBITDA, EBIT e punto di pareggio
- Budget e cash flow dello studio dentistico
- Benchmark odontoiatrici: come interpretarli
- Esempio di controllo di gestione di uno studio dentistico
- Come Pilot+ trasforma i dati dello studio in decisioni
- Domande frequenti sul controllo di gestione dello studio dentistico
Cos’è il controllo di gestione di uno studio dentistico
Il controllo di gestione è un sistema di analisi che mette in relazione i ricavi dello studio con le risorse utilizzate per generarli.
In altre parole, non si limita a dirti quanto hai fatturato.
Ti aiuta a capire come hai prodotto quel fatturato, quanto ti è costato generarlo, quali attività stanno producendo margine e dove esistono eventuali squilibri.
Per un titolare di studio dentistico significa passare dalla percezione alla misurazione.
Non più soltanto:
“Lo studio sta lavorando molto.”
Ma:
“Quanto sta rendendo realmente il lavoro che stiamo producendo?”
Contabilità e controllo di gestione: qual è la differenza
Uno degli equivoci più comuni è pensare che avere una contabilità ordinata e un commercialista che segue correttamente gli adempimenti significhi avere già sotto controllo anche la gestione dello studio.
Non è così.
La differenza è molto concreta.
La contabilità guarda ciò che è già successo
Puoi immaginare la contabilità come lo specchietto retrovisore della tua auto.
Ti mostra con precisione la strada già percorsa. È indispensabile per predisporre il bilancio, determinare il reddito, adempiere agli obblighi fiscali e rappresentare ciò che è accaduto economicamente nello studio.
Ma, per sua natura, guarda prevalentemente al passato.
Il controllo di gestione ti aiuta a capire dove stai andando
Il controllo di gestione assomiglia invece al parabrezza e al navigatore.
Ti aiuta a capire dove si trova oggi il tuo studio, perché hai ottenuto determinati risultati e quali aree stanno contribuendo maggiormente alla redditività. Allo stesso tempo, permette di individuare le attività che stanno assorbendo più risorse e di valutare come potrebbe evolvere la situazione nei mesi successivi se non cambi nulla.
Facciamo un esempio.
Due studi dentistici fatturano entrambi 700.000 euro all’anno.
Il primo lavora con tre riuniti utilizzati in modo efficiente, un’agenda ben organizzata, un costo dei collaboratori equilibrato e laboratori e materiali sotto controllo.
Il secondo lavora con cinque riuniti, ha diverse ore di poltrona inutilizzate, maggiori costi di struttura e una gestione dei collaboratori meno lineare.
Il fatturato è identico.
La redditività può essere completamente diversa.
Ed è proprio questo il punto.
Non basta sapere quanto hai fatturato.
Devi capire come hai prodotto quel fatturato e quanto ti è costato generarlo.
Redditività dello studio dentistico: perché il fatturato non basta
Il fatturato è importante. Ma è il punto di partenza dell’analisi, non il punto di arrivo.
Immagina che il tuo studio passi da 600.000 a 720.000 euro di ricavi in un anno.
Una crescita del 20%.
A prima vista, il risultato sembra molto positivo.
Nello stesso periodo, però, potresti aver assunto una nuova ASO, ampliato gli orari di apertura, aumentato il ricorso ai collaboratori esterni, sostenuto maggiori costi di laboratorio o acquistato nuove attrezzature.
Se contemporaneamente i costi passano da 470.000 a 590.000 euro, la lettura cambia.
Lo studio sta fatturando di più, ma gran parte della crescita viene assorbita dai maggiori costi.
In alcuni casi il margine può rimanere sostanzialmente fermo, oppure peggiorare, anche se dal punto di vista clinico lo studio sta lavorando di più.
Il controllo di gestione serve proprio a evitare una lettura parziale.
Più fatturato non significa automaticamente più redditività.
Se vuoi approfondire questo aspetto, abbiamo spiegato nel dettaglio come calcolare i margini di uno studio dentistico, mettendo in relazione ricavi, costi e redditività delle diverse attività.
Costi dello studio dentistico: quali devi monitorare
Per capire dove si forma il risultato economico dello studio è utile organizzare i costi in categorie chiare.
Tra le principali troviamo:
- personale
- collaboratori
- laboratori odontotecnici
- materiali
- affitto e leasing
- utenze
- software e manutenzioni
- consulenze
- altri costi di struttura
Il dato importante non è soltanto l’importo assoluto.
Devi capire quanto ogni costo pesa sui ricavi e come cambia nel tempo.
Un aumento dei costi di laboratorio, ad esempio, non è necessariamente un segnale negativo. Potrebbe dipendere semplicemente da una maggiore produzione protesica.
Allo stesso modo, un aumento del costo del personale può essere perfettamente coerente con una fase di crescita, se è accompagnato da un incremento adeguato della produzione.
Il controllo di gestione non serve quindi a stabilire automaticamente che un costo è “troppo alto”.
Serve a capire se quel costo è coerente con i ricavi, l’organizzazione e il risultato che sta producendo.
Produttività e margine per riunito
Nel settore odontoiatrico il riunito rappresenta una delle principali unità produttive dello studio. Per questo limitarsi a dire:
“Ho quattro poltrone”
dice molto poco dal punto di vista gestionale.
La domanda utile è un’altra:
quanto vengono realmente utilizzate quelle quattro poltrone e quale risultato economico producono?
Una poltrona vuota continua comunque a generare costi
Il tema diventa ancora più concreto quando si analizza il costo della capacità produttiva inutilizzata: nell’approfondimento su Pilot+ e produttività dei riuniti abbiamo mostrato come leggere il costo della poltrona vuota e collegarlo ai costi fissi dello studio.
Immaginiamo uno studio con quattro riuniti. Nella pratica, però, soltanto due e mezzo vengono utilizzati in modo continuativo. Il quarto riunito viene utilizzato poche ore alla settimana e in alcuni giorni lo studio lavora con una capacità ridotta.
I costi della struttura, però, continuano a essere sostenuti: affitto, utenze, assicurazioni, personale di segreteria, software, manutenzioni e ammortamenti continuano a esistere anche quando la poltrona non sta producendo.
Per questo il controllo di gestione mette in relazione:
ore disponibili → ore realmente utilizzate → fatturato prodotto → margine generato.
Supponiamo che tre riuniti producano rispettivamente 220.000 euro, 190.000 euro e 80.000 euro.
Il dato, da solo, non significa automaticamente che il terzo riunito sia inutile.
Una produttività più bassa può dipendere da molti fattori: dagli orari del professionista che utilizza quel riunito, dal tipo di branca trattata, da una minore frequenza degli appuntamenti o da un’agenda organizzata in modo poco efficiente.
In altri casi, invece, la minore produzione può essere perfettamente coerente con una fase di crescita, ad esempio quando una nuova poltrona è stata installata in vista di un aumento futuro dell’attività.
Questo è un principio fondamentale del controllo di gestione: il numero non è una diagnosi. È il punto di partenza dell’analisi.
Costo orario della poltrona: perché devi conoscerlo
Arrivati a questo punto nasce quasi automaticamente una domanda:
“Quanto mi costa realmente un’ora di poltrona?”
È uno dei dati più importanti da conoscere. Ma il calcolo non è banale.
Bisogna considerare diversi elementi: i costi fissi della struttura, le ore effettivamente produttive nell’anno, il compenso del professionista, i materiali e gli eventuali costi di laboratorio collegati alla prestazione.
Il concetto da ricordare è semplice: 100 euro di ricavo non equivalgono a 100 euro di margine.
Prima di arrivare al margine reale devi considerare il costo della struttura relativo al tempo impiegato, il compenso del professionista, i materiali utilizzati ed eventuali costi di laboratorio.
Per questo il costo orario della poltrona merita un’analisi specifica.
Sapere quanto costa realmente un’ora produttiva aiuta a comprendere meglio la redditività delle singole prestazioni e delle diverse branche dello studio.
Per vedere come questo principio si applica concretamente a una singola area clinica, puoi leggere anche il nostro approfondimento sul margine del reparto igiene, dove il costo della poltrona viene messo in relazione con costi diretti e marginalità della prestazione.
KPI dello studio dentistico: quali indicatori monitorare
KPI significa Key Performance Indicator, cioè indicatore chiave di prestazione.
In termini più semplici, sono quei pochi numeri che, letti insieme, ti consentono di capire rapidamente come sta andando lo studio.
Non esiste un unico indicatore capace di descrivere da solo la situazione economica della tua attività.
Serve invece osservare più parametri contemporaneamente.
| Indicatore | Cosa misura | Perché è utile |
| Fatturato per branca | Da quali attività (igiene, conservativa, implantologia, ortodonzia, protesi…) deriva il fatturato | Ti permette di capire su quali attività si concentra la produzione |
| Incidenza dei costi principali | Quanto pesano personale, collaboratori, laboratori e materiali rispetto ai ricavi | Aiuta a individuare eventuali squilibri |
| EBITDA | Il margine della gestione operativa prima di ammortamenti, interessi e imposte | Consente di leggere la redditività operativa |
| EBIT | Il risultato operativo dopo aver considerato anche gli ammortamenti | Offre una lettura più completa del risultato operativo |
| Produttività per riunito | Quanto fatturato genera ciascuna poltrona | Misura l’utilizzo della capacità produttiva |
| Ricavi per addetto | Il fatturato rapportato al numero di collaboratori e dipendenti | Aiuta a leggere la produttività media della struttura |
| Punto di pareggio | Il fatturato necessario per coprire tutti i costi | Individua la soglia sotto la quale lo studio genera una perdita |
| Andamento della liquidità | L’evoluzione del denaro disponibile in banca e in cassa | Verifica se il risultato economico si traduce effettivamente in disponibilità finanziaria |
EBITDA, EBIT e punto di pareggio
L’EBITDA è uno degli indicatori più utilizzati e, allo stesso tempo, uno dei più fraintesi.
In termini semplici, misura il margine generato dalla gestione operativa dello studio prima di ammortamenti, interessi sui finanziamenti e imposte.
È utile perché consente di analizzare la redditività operativa dell’attività.
Ma non va mai letto da solo.
Due studi possono avere lo stesso EBITDA e trovarsi in situazioni finanziarie molto diverse.
Uno potrebbe incassare velocemente. L’altro potrebbe concedere ai pazienti piani di pagamento più lunghi, avere finanziamenti in corso o sostenere investimenti importanti.
Per questo un buon EBITDA non significa automaticamente avere altrettanta liquidità sul conto corrente.
Anche il punto di pareggio è un indicatore fondamentale.
Ti dice quale livello di fatturato deve raggiungere lo studio per coprire tutti i costi. Al di sotto di quella soglia la struttura genera una perdita. Al di sopra inizia a produrre margine.
I KPI, quindi, non devono semplicemente darti dei numeri. Devono aiutarti a farti le domande giuste.
Se vuoi approfondire l’indicatore, abbiamo dedicato un’analisi specifica all’EBITDA degli studi dentistici italiani, con un confronto per fascia di fatturato e un’analisi dei principali fattori che incidono sulla marginalità.
Budget e cash flow dello studio dentistico
Un buon controllo di gestione non dovrebbe spiegarti soltanto quello che è già successo. Deve aiutarti anche a capire cosa potrebbe accadere nei mesi successivi.
Ed è qui che diventano fondamentali due strumenti: budget e cash flow.
Il budget trasforma le decisioni in numeri
Supponiamo che tu voglia inserire un nuovo odontoiatra, assumere una nuova ASO, acquistare un riunito, ampliare i locali o effettuare un nuovo investimento.
Non basta chiedersi:
“Quanto mi costa?”
Devi chiederti anche:
“Quanto dovrà crescere la produzione perché questo investimento sia economicamente sostenibile?”
Facciamo un esempio. Una nuova risorsa comporterà 35.000 euro di costi annui aggiuntivi.
La domanda meno utile sarebbe:
“Possiamo permetterci 35.000 euro in più?”
La domanda gestionale corretta è:
“Quanto devono aumentare produzione e margine perché questi 35.000 euro siano sostenibili?”
In questo modo trasformi una scelta in un obiettivo misurabile.
E puoi verificare durante l’anno se l’investimento sta producendo il risultato previsto.
Utile e liquidità non coincidono
Il secondo elemento è il cash flow, cioè il flusso di cassa.
Uno studio può avere un risultato economico positivo e, contemporaneamente, attraversare momenti di tensione finanziaria. Il motivo è semplice: entrate e uscite non avvengono necessariamente nello stesso momento.
Acconti ricevuti dai pazienti, piani di pagamento concessi, rate di finanziamenti, investimenti, imposte, contributi e pagamenti ai fornitori seguono tempistiche diverse.
Il budget economico deve quindi dialogare con un budget finanziario.
Non devi sapere soltanto se lo studio produrrà un risultato positivo. Devi sapere anche quando entreranno e quando usciranno realmente i soldi.
Sapere oggi che nei prossimi sei mesi si concentreranno rate, investimenti e versamenti fiscali ti consente di organizzare la liquidità.
Scoprirlo pochi giorni prima delle scadenze significa invece rincorrere il problema.
Benchmark odontoiatrici: come interpretarli
“Il costo del personale è troppo alto?”
“Quanto dovrebbe fatturare una poltrona?”
“Qual è un buon EBITDA per uno studio dentistico?”
Sono domande comprensibili. Ma non esiste una risposta valida allo stesso modo per ogni studio.
Il benchmark, cioè il confronto con un parametro di riferimento, può essere molto utile. A condizione di utilizzarlo correttamente.
Puoi confrontare i tuoi dati con medie di settore, con studi dalle caratteristiche simili, con i risultati del tuo stesso studio negli esercizi precedenti o con gli obiettivi definiti nel budget.
Il benchmark, però, non è una pagella. Un costo del personale superiore alla media potrebbe dipendere da una struttura maggiormente organizzata. Una produttività per riunito più bassa potrebbe essere collegata all’apertura recente di una nuova poltrona. Una maggiore incidenza dei laboratori potrebbe derivare dal tipo di prestazioni maggiormente erogate.
La domanda corretta, quindi, non è:
“Sono sopra o sotto la media?”
Ma:
“Perché il mio dato è diverso?”
È lì che il benchmark diventa realmente utile. Non quando assegna un giudizio, ma quando evidenzia uno scostamento che merita di essere approfondito.
Esempio di controllo di gestione di uno studio dentistico
Vediamo cosa significa tutto questo nella pratica. Lo studio della dottoressa Ferri passa da 650.000 a 760.000 euro di fatturato in un anno. L’incremento è quindi di 110.000 euro.
Guardando soltanto il fatturato, il risultato appare molto positivo.
Nello stesso periodo, però, aumentano anche:
- costi dei collaboratori: +35.000 euro
- costi del personale: +25.000 euro
- costi di laboratorio: +20.000 euro
- altri costi operativi: +15.000 euro
Totale maggiori costi: 95.000 euro.
Dei 110.000 euro di ricavi aggiuntivi, quindi, 95.000 euro sono stati assorbiti dall’aumento dei costi. L’incremento di risultato è soltanto di 15.000 euro, prima di considerare le ulteriori voci del conto economico.
A questo punto la domanda cambia. Non più:
“Quanto siamo cresciuti?”
ma:
“Perché 110.000 euro di fatturato aggiuntivo hanno generato soltanto 15.000 euro di margine in più?”
Ed è da questa domanda che inizia il vero controllo di gestione.
Bisognerà capire se i nuovi collaboratori hanno generato un aumento proporzionato della produzione, se il nuovo personale ha davvero ampliato le ore produttive, se i maggiori costi di laboratorio dipendono dall’aumento della protesi oppure da inefficienze e se i riuniti sono utilizzati in modo adeguato.
La soluzione non consiste necessariamente nel “tagliare i costi”.
Potrebbe invece essere necessario aumentare la saturazione di un riunito, riorganizzare l’agenda, sviluppare una determinata branca, rivedere alcuni processi organizzativi oppure attendere che un investimento effettuato durante l’anno entri pienamente a regime.
Il controllo di gestione non serve soltanto a mostrarti ciò che non funziona. Serve soprattutto a capire perché un risultato si è verificato e quali decisioni puoi prendere di conseguenza.
Come Pilot+ trasforma i dati dello studio in decisioni
È proprio da questa esigenza che nasce Pilot+. L’obiettivo è trasformare i dati contabili e gestionali del tuo studio in informazioni realmente utilizzabili per prendere decisioni.
Pilot+ è il sistema di controllo di gestione sviluppato da Spaziodentista specificamente per gli studi odontoiatrici.
Attraverso una dashboard trimestrale, vengono analizzati produzione, utilizzo delle poltrone, struttura dei costi e principali indicatori economici.
I dati vengono presentati in modo leggibile e comprensibile, evitando di trasformare il controllo di gestione nell’ennesimo report contabile difficile da interpretare.
Cosa analizzi con Pilot+
Concretamente, il servizio comprende:
- fatturato per branca, per comprendere da quali attività deriva realmente la produzione dello studio
- struttura dei costi riclassificata, evidenziando il peso di personale, collaboratori, laboratori, materiali e altri costi operativi
- indicatori chiave, tra cui valore aggiunto, EBITDA, EBIT, produttività dei riuniti, punto di pareggio e costo per poltrona
- confronto con i dati storici dello studio e con parametri di riferimento di settore, interpretati alla luce della tua specifica organizzazione
- affiancamento di un commercialista specializzato nel settore odontoiatrico, per interpretare i numeri e trasformarli in decisioni
Il report è soltanto il punto di partenza
Il vero obiettivo di Pilot+ non è aggiungere un altro documento da archiviare. È far nascere delle decisioni dai numeri. Se aumenta il costo del personale, bisogna verificare se è cresciuta anche la produttività. Se una branca genera molto fatturato ma poco margine, bisogna comprenderne le cause. Se un riunito è sottoutilizzato, prima di investire in nuova capacità produttiva può essere utile intervenire sull’organizzazione dell’agenda. Se l’EBITDA peggiora mentre il fatturato aumenta, bisogna individuare quali costi stanno assorbendo la crescita.
Il controllo di gestione non serve ad avere più numeri.
Serve ad avere i numeri giusti, nel momento giusto, e qualcuno che sappia aiutarti a interpretarli.
Domande frequenti sul controllo di gestione dello studio dentistico
Cos’è il controllo di gestione di uno studio dentistico?
È l’insieme degli strumenti che ti consentono di capire periodicamente come stai producendo il fatturato, quanto ti costa produrlo e quale margine reale rimane allo studio.
A differenza della contabilità, che registra ciò che è già accaduto soprattutto ai fini fiscali, il controllo di gestione mette i dati in relazione tra loro per supportare le decisioni.
Qual è un buon EBITDA per uno studio dentistico?
Non esiste una soglia universale valida per tutti. L’EBITDA deve essere letto confrontandolo con l’andamento dello stesso studio negli anni precedenti, con il budget e, con le necessarie cautele, con studi aventi caratteristiche comparabili.
Non dovrebbe essere interpretato come un valore assoluto isolato.
Ogni quanto dovrebbe essere effettuato il controllo di gestione?
Idealmente con cadenza trimestrale. Una verifica periodica consente infatti di intervenire durante l’anno, quando esiste ancora la possibilità di correggere eventuali scostamenti.
Aspettare il consuntivo significa spesso individuare il problema quando ormai non è più possibile intervenire sull’esercizio appena concluso.
Il controllo di gestione è utile solo per gli studi grandi?
No. Può essere utile anche negli studi mono o bi-professionali. Il problema di fondo è infatti lo stesso per strutture di qualsiasi dimensione:
il fatturato può crescere senza che il margine cresca nella stessa proporzione.
Vuoi capire cosa raccontano davvero i numeri del tuo studio?
Ogni studio dentistico ha una struttura diversa: numero di riuniti, personale, collaboratori, branche, investimenti, organizzazione e obiettivi non sono mai perfettamente sovrapponibili. Per questo anche il controllo di gestione deve essere costruito sulle caratteristiche reali della tua struttura, non su un modello standard uguale per tutti.
Se dopo aver letto questo articolo ti sei chiesto quanto rende davvero ogni poltrona del tuo studio, è il momento giusto per scoprirlo con Pilot+. Prenota un primo confronto con un commercialista specializzato nel settore odontoiatrico: richiedi la tua analisi con Pilot+.