Quanto costa realmente un’ora di poltrona nel tuo studio dentistico?
È una domanda apparentemente semplice. Eppure la risposta può cambiare il modo in cui valuti le tariffe, organizzi l’agenda, utilizzi i riuniti e analizzi la redditività delle diverse prestazioni.
Molti titolari conoscono con buona precisione il fatturato annuale, il costo dei collaboratori, gli stipendi del personale e le principali spese dello studio.
Molti meno, però, sanno rispondere a due domande:
Quanto mi costa tenere disponibile un riunito per un’ora?
E soprattutto:
Quanto mi costa realmente quell’ora quando considero anche le poltrone che restano vuote?
La differenza è importante.
Uno studio dentistico sostiene buona parte dei propri costi anche quando il riunito non è occupato. Affitto, personale di segreteria, utenze, assicurazioni, software, manutenzioni e ammortamento delle attrezzature continuano a esistere anche davanti a uno spazio vuoto in agenda.
Per questo il costo orario della poltrona è uno degli indicatori più utili del controllo di gestione.
Trasforma una serie di costi apparentemente scollegati tra loro in un dato concreto, che puoi utilizzare per leggere in modo diverso l’economia del tuo studio.
Sapere, ad esempio, che ogni ora produttiva di un riunito assorbe mediamente 66,67 euro di costi di struttura cambia il modo in cui guardi una prestazione fatturata 90, 150 o 300 euro.
Non perché il costo orario debba stabilire automaticamente il prezzo della prestazione.
Ma perché ti permette di capire quanto di quel ricavo contribuisce realmente al risultato dello studio.
Se vuoi partire dalla visione d’insieme prima di entrare nel calcolo, trovi qui la nostra guida al controllo di gestione dello studio dentistico.
Vediamo ora come calcolare il costo orario, quali errori evitare e come trasformare questo dato in uno strumento utile per le decisioni quotidiane.
Indice
- Cos’è il costo orario della poltrona
- Come si calcola il costo orario della poltrona
- Ore disponibili e ore produttive: la differenza che cambia il calcolo
- Esempio pratico: uno studio dentistico con 3 riuniti
- Dal costo orario al margine della prestazione
- Costo orario, tariffe ed EBITDA
- Riuniti diversi,aggiornamenti nel tempo ed errori da evitare
- Dal costo della poltrona al controllo di gestione
- Come Pilot+ automatizza il calcolo
- Domande frequenti sul costo orario della poltrona nello studio dentistico
Cos’è il costo orario della poltrona
In termini semplici, il costo orario della poltrona rappresenta la quota dei costi dello studio che ogni ora di riunito deve sostenere.
È importante, però, non confonderlo con il costo della singola prestazione odontoiatrica.
Sono due concetti collegati, ma diversi.
Il costo orario misura quanto pesa la struttura su ogni ora di attività. Il costo della singola prestazione deve invece considerare anche gli elementi direttamente collegati al trattamento: materiali, laboratorio e compenso del professionista o del collaboratore.
Un esempio semplice
Immagina una seduta che genera 150 euro di ricavo.
Per eseguirla lo studio sostiene:
- 60 euro di costo della struttura
- 45 euro di compenso del collaboratore
- 12 euro di materiali
A prima vista potresti pensare che il margine sia 105 euro, cioè la differenza tra tariffa e compenso del collaboratore.
Ma mancherebbero due componenti fondamentali.
Il calcolo corretto, nel nostro esempio semplificato, è:
150 − 60 − 45 − 12 = 33 euro
Il principio è importante: la poltrona ha un costo prima ancora che il dentista inizi la prestazione.
Conoscere questo dato ti permette di affrontare con maggiore consapevolezza alcune decisioni molto concrete.
Una prestazione che sembra redditizia lo è ancora dopo aver considerato tutti i costi? Quanto pesa economicamente un’ora lasciata vuota in agenda? Prima di ampliare gli orari di apertura sarebbe più conveniente saturare meglio quelli già disponibili? È il momento di acquistare una nuova poltrona oppure esiste ancora capacità inutilizzata?
Sono tutte domande alle quali il solo fatturato non può rispondere.
Il valore del costo orario, infatti, non sta nel numero preso isolatamente.
Sapere che la tua poltrona costa 50, 66,67 o 80 euro l’ora ha poco significato se non metti quel dato in relazione con ciò che quella stessa ora produce.
È proprio questo passaggio che permette di distinguere fatturato e redditività.
Una branca può generare ricavi elevati ma occupare molte ore di poltrona e sostenere costi importanti. Un’altra può fatturare meno ma produrre un margine superiore per ogni ora utilizzata.
Per approfondire questa differenza puoi leggere anche la nostra guida su come calcolare i margini di uno studio dentistico.
Come si calcola il costo orario della poltrona
Nella sua forma più semplice, la formula è:
Costo orario della poltrona = costi di struttura attribuibili ai riuniti ÷ ore complessive di disponibilità delle poltrone
La formula è semplice.
La parte più delicata sta nel decidere quali costi utilizzare al numeratore e quali ore utilizzare al denominatore.
Per ottenere una lettura gestionale realmente utile è opportuno distinguere due indicatori.
Costo per ora disponibile
È dato da:
costi di struttura ÷ ore complessivamente disponibili dei riuniti
Ti dice quanto costa allo studio mettere a disposizione una determinata capacità produttiva, indipendentemente dal fatto che venga utilizzata.
Costo per ora effettivamente produttiva
È invece dato da:
costi di struttura ÷ ore di riunito effettivamente utilizzate
Questo valore è necessariamente superiore al precedente se una parte della capacità disponibile rimane inutilizzata.
La distanza tra i due numeri è uno degli elementi più interessanti dell’analisi, perché rende visibile il peso della capacità produttiva non utilizzata.
Quali costi devi considerare?
Non esiste un elenco identico per ogni studio.
Organizzazione, dimensioni e forma giuridica possono essere molto diverse.
Normalmente vengono però considerate le principali voci necessarie al funzionamento della struttura: affitto o costo economico di utilizzo dell’immobile, personale di segreteria e assistenza, utenze, software gestionali, assicurazioni, manutenzioni, pulizie, servizi amministrativi, ammortamenti delle attrezzature e altri costi generali.
Il punto non è inserire più costi possibile.
Il punto è attribuirli correttamente.
Ed è qui che nasce uno degli errori più frequenti.
Se nel costo orario hai già incluso un determinato costo e poi lo sottrai nuovamente dal ricavo della singola prestazione, stai conteggiando la stessa voce due volte.
Il margine risultante sarà quindi artificialmente più basso.
Per questo è utile distinguere sempre tra: costi di struttura, che alimentano il costo orario della poltrona e costi direttamente attribuibili alla prestazione, come materiali specifici, laboratorio e compenso del professionista.
In forma sintetica:
Ricavo della prestazione − costo del tempo di poltrona − materiali specifici − laboratorio − compenso del professionista = margine gestionale della prestazione
Ore disponibili e ore produttive: la differenza che cambia il calcolo
Questo è il passaggio che spesso fa la maggiore differenza.
Immagina uno studio aperto 5 giorni alla settimana, 8 ore al giorno, per 46 settimane l’anno.
Ogni riunito dispone teoricamente di:
5 × 8 × 46 = 1.840 ore annue
Se lo studio dispone di tre riuniti, la capacità produttiva teorica complessiva diventa:
1.840 × 3 = 5.520 ore-riunito disponibili all’anno
Il concetto di ora-riunito è fondamentale.
Se lo studio rimane aperto per un’ora e dispone contemporaneamente di tre poltrone utilizzabili, quell’ora equivale a tre ore potenziali di capacità produttiva, non a una.
Le ore di apertura dello studio e le ore-riunito, quindi, non coincidono.
Ed è proprio qui che può nascere un errore importante: dividere tutti i costi dello studio esclusivamente per le ore di apertura, dimenticando che la capacità produttiva aumenta in funzione del numero di riuniti disponibili.
Ma anche le 5.520 ore teoriche non raccontano ancora tutta la storia.
Nella realtà nessuno studio utilizza ogni riunito per il 100% del tempo.
Esistono spazi vuoti in agenda, cancellazioni, tempi tecnici tra un paziente e l’altro, orari differenti dei professionisti, riunioni, manutenzioni e altre interruzioni fisiologiche.
Per questo, accanto alle ore disponibili, devi conoscere le ore realmente utilizzate.
Ed è qui che il costo orario comincia a diventare un vero indicatore gestionale.
Esempio pratico: uno studio dentistico con 3 riuniti
Vediamo il calcolo completo.
Immaginiamo il dottor Conti, titolare di uno studio con tre riuniti.
Le cifre utilizzate hanno esclusivamente finalità illustrative: non rappresentano benchmark di settore.
Lo studio è aperto 5 giorni alla settimana, 8 ore al giorno, per 46 settimane all’anno.
Abbiamo quindi:
1.840 ore teoriche per ogni riunito e 5.520 ore-riunito complessivamente disponibili.
I costi annui di struttura attribuiti alle poltrone ammontano a 276.000 euro.
Il costo per ora disponibile
Il primo calcolo è:
276.000 ÷ 5.520 = 50 euro l’ora
Ogni ora di poltrona disponibile sostiene quindi, nel nostro esempio, 50 euro di costi strutturali.
Potremmo fermarci qui ma avremmo una fotografia incompleta.
Supponiamo infatti che durante l’anno i tre riuniti vengano effettivamente occupati per il 75% della capacità teorica.
Le ore produttive diventano:
5.520 × 75% = 4.140 ore
A questo punto il costo per ora effettivamente produttiva diventa:
276.000 ÷ 4.140 = 66,67 euro l’ora
| Indicatore | Valore |
|---|---|
| Costo per ora disponibile | 50,00€ |
| Costo per ora effettivamente utilizzata | 66,67€ |
| Differenza | 16,67€ |
I 16,67 euro di differenza non dipendono da un aumento dell’affitto, delle bollette o del personale.
Dipendono dal fatto che una parte della capacità produttiva già disponibile non viene utilizzata.
Cosa succede se analizzi i riuniti separatamente?
Il dato medio può nascondere differenze importanti.
Supponiamo che i tre riuniti abbiano questi livelli di utilizzo:
| Riunito | Utilizzo | Ore effettive su 1.840 |
|---|---|---|
| Riunito 1 | 85% | 1.564 |
| Riunito 2 | 75% | 1.196 |
| Riunito 3 | 65% | 1.196 |
| Totale | 75% medio | 4.140 |
La saturazione media dello studio resta del 75%.
Ma ora emerge un’informazione che il dato complessivo nascondeva: il terzo riunito presenta una capacità inutilizzata decisamente superiore agli altri.
Questo non significa automaticamente che quella poltrona debba essere eliminata.
Potrebbe essere utilizzata soltanto in determinati giorni, dedicata a una branca con appuntamenti meno frequenti oppure essere stata installata per sostenere una crescita futura.
Il numero non dà automaticamente la risposta. Ti dice dove devi iniziare a fare domande.
È lo stesso approccio che utilizziamo quando analizziamo la produttività dei riuniti con Pilot+.
Quanto vale la capacità non sfruttata?
Nel nostro esempio, le ore complessivamente non utilizzate sono:
5.520 − 4.140 = 1.380 ore
Valorizzandole al costo di 50 euro per ora disponibile otteniamo:
1.380 × 50 = 69.000 euro
Si tratta di 69.000 euro di capacità produttiva già disponibile e rimasta senza generare fatturato.
Non significa che lo studio abbia letteralmente “perso” 69.000 euro: quei costi di struttura sarebbero stati sostenuti comunque.
Il dato rappresenta piuttosto il valore economico della capacità produttiva non sfruttata.
Guardiamo soltanto il riunito 3.
Le ore inutilizzate sono: 1.840 − 1.196 = 644 ore
Il valore corrispondente è: 644 × 50 = 32.200 euro
Quindi 32.200 euro di capacità disponibile non utilizzata su una sola poltrona.
Un dato molto più concreto del semplice: “Il terzo riunito mi sembra un po’ vuoto”.
Dal costo orario al margine di ogni prestazione
Ora conosciamo il costo per ora produttiva dello studio: 66,67 euro.
Possiamo utilizzarlo per analizzare una singola prestazione.
Immaginiamo un impianto che richieda un’ora e mezza di poltrona e venga fatturato 900 euro.
Il costo di struttura relativo al tempo utilizzato è:
66,67 × 1,5 ≈ 100 euro
Aggiungiamo i costi specifici:
- laboratorio: 220 euro
- materiali: 90 euro
- compenso del professionista: 250 euro
Il margine gestionale diventa:
900 − 100 − 220 − 90 − 250 = 240 euro
Il dato interessante non è soltanto il risultato di 240 euro.
È soprattutto il confronto che questo metodo ti permette di fare.
Se nello stesso tempo di poltrona avessi erogato prestazioni diverse, con ricavi e costi differenti, potresti confrontarne la reale capacità di generare margine.
Non significa che tu debba sempre privilegiare la prestazione con il margine più alto.
L’agenda di uno studio ha bisogno di equilibrio clinico, continuità delle cure e corretta gestione dei pazienti.
Significa semplicemente che puoi finalmente sapere quanto produce economicamente il tempo che stai utilizzando.
Un esempio molto concreto di questa logica lo trovi nella nostra analisi sul margine del reparto igiene di uno studio dentistico.
Costo orario, tariffe ed EBITDA: come si collegano
A questo punto la domanda è quasi inevitabile:
“Devo quindi stabilire le mie tariffe partendo dal costo orario?”
Non automaticamente.
Il costo orario della poltrona non è una formula rigida per determinare il prezzo delle prestazioni.
È invece un riferimento per capire se le tariffe che applichi riescono a coprire correttamente i costi generati dalla prestazione.
Una tariffa può essere perfettamente in linea con il mercato e, contemporaneamente, produrre un margine molto basso una volta considerati il tempo di poltrona, il professionista, i materiali e il laboratorio.
Conoscere il costo orario ti permette almeno di saperlo.
Il collegamento con l’EBITDA
Lo stesso ragionamento si riflette sull’EBITDA, cioè sul margine prodotto dalla gestione operativa dello studio prima di ammortamenti, interessi e imposte.
Nel nostro esempio:
66,67 × 4.140 ≈ 276.000 euro
Ritroviamo così i costi di struttura complessivi da cui siamo partiti.
Sono gli stessi numeri osservati da due punti di vista diversi: il conto economico guarda il risultato complessivo dello studio, mentre il costo orario porta l’analisi fino alla singola ora di capacità produttiva.
Se vuoi approfondire questo indicatore, abbiamo dedicato una guida specifica all’EBITDA degli studi dentistici italiani.
Il punto operativo è chiaro: migliorare l’utilizzo delle ore disponibili può ridurre il costo medio per ora produttiva. Quando le ore aggiuntive vengono trasformate in produzione con un margine positivo, l’effetto si riflette anche sulla redditività operativa dello studio.
Riuniti diversi, aggiornamenti nel tempo ed errori da evitare
Nel nostro esempio abbiamo distribuito uniformemente i 276.000 euro di costi di struttura sui tre riuniti.
È una semplificazione utile.
Non è però l’unica soluzione possibile.
Se una poltrona è dedicata a una branca che richiede attrezzature specifiche e particolarmente costose, ad esempio un microscopio operatorio per l’endodonzia o strumentazione dedicata all’implantologia, può essere opportuno attribuirle una quota maggiore di costi.
Per molti studi piccoli e medi la distribuzione uniforme rappresenta comunque un buon punto di partenza.
La differenziazione diventa particolarmente utile quando le dotazioni e l’utilizzo dei riuniti sono molto diversi.
Il costo orario cambia nel tempo
Il costo orario non è un numero da calcolare una volta e archiviare.
Cambia quando cambia la struttura dello studio.
Un nuovo dipendente, l’aumento dell’affitto, un investimento importante, un software aggiuntivo o una variazione significativa nell’utilizzo delle poltrone possono modificarlo.
Un ricalcolo annuale rappresenta il minimo indispensabile.
Un monitoraggio trimestrale permette invece di individuare gli scostamenti quando esiste ancora il tempo per intervenire.
Gli errori più frequenti
Nel calcolo del costo orario ci sono alcuni errori particolarmente insidiosi:
- confondere le ore di apertura dello studio con le ore-riunito
- conteggiare due volte lo stesso costo
- utilizzare soltanto le ore teoricamente disponibili ignorando il livello reale di utilizzo
- continuare a utilizzare per anni un costo orario ormai superato
- trasformare il costo orario in una formula automatica per stabilire le tariffe
- fermarsi alla media dello studio senza verificare eventuali differenze tra riuniti e branche
Il rischio, in tutti questi casi, è ottenere un numero apparentemente preciso ma poco utile per prendere decisioni.
Dal costo della poltrona al controllo di gestione dello studio
Il costo orario della poltrona non dovrebbe mai essere letto come un indicatore isolato. È uno dei tasselli del controllo di gestione dello studio dentistico.
Da solo ti dice quanto costa un’ora di capacità produttiva.
Messo in relazione con fatturato per branca, produttività dei riuniti, EBITDA, margini e liquidità, diventa invece parte di una lettura molto più completa dello studio.
Ed è proprio in questo passaggio che il numero acquisisce valore.
Non vuoi soltanto sapere:
“Quanto costa un’ora della mia poltrona?”
Vuoi arrivare a domande più importanti:
“Sto utilizzando bene la capacità produttiva che sto già pagando?”
“Quali branche generano più margine per ora?”
“Sto crescendo in modo redditizio?”
“Prima di investire in un nuovo riunito sto sfruttando correttamente quelli che ho?”
Anche i benchmark possono essere utili, purché vengano interpretati alla luce della struttura reale dello studio. Ne abbiamo parlato nella guida dedicata ai benchmark dello studio dentistico.
Il controllo di gestione serve proprio a collegare questi dati e trasformarli in decisioni.
Come Pilot+ automatizza il calcolo
Calcolare il costo orario a mano è utile per comprenderne la logica.
Ripetere correttamente l’analisi ogni trimestre, riunito per riunito e branca per branca, è però molto più impegnativo.
Servono dati organizzati, aggiornati e coerenti.
È proprio questo uno degli obiettivi di Pilot+, il sistema di controllo di gestione di Spaziodentista.
Con Pilot+, il costo orario della poltrona viene messo in relazione con gli altri indicatori gestionali dello studio: produttività dei riuniti, EBITDA, punto di pareggio e fatturato per branca.
In questo modo puoi leggere non soltanto quanto costa una poltrona, ma anche quanto viene utilizzata, quanto produce e quale contributo porta alla redditività complessiva.
Puoi inoltre osservare il dato nel tempo e capire se la situazione sta migliorando o peggiorando, invece di scoprirlo soltanto a bilancio chiuso.
Il vantaggio non è avere un report in più.
È poter ragionare sui numeri insieme a un commercialista che conosce le dinamiche economiche specifiche di uno studio odontoiatrico.
Un riunito è sottoutilizzato?
Prima di investire in una nuova poltrona puoi verificare se esistono margini per aumentare la saturazione di quelle già presenti.
Una branca produce molto fatturato ma occupa moltissime ore?
Puoi analizzarne il margine effettivo.
Il costo per ora produttiva aumenta?
Puoi verificare se dipende da un incremento dei costi oppure da una minore saturazione della capacità disponibile.
È questo il vero obiettivo del controllo di gestione: non produrre più numeri, ma utilizzare quelli giusti per decidere meglio.
Domande frequenti sul costo orario della poltrona nello studio dentistico
Come si calcola il costo orario della poltrona?
Nella forma più semplice, il costo orario della poltrona si ottiene dividendo i costi di struttura attribuibili ai riuniti per il numero di ore disponibili.
Per una lettura più utile dal punto di vista gestionale è però opportuno calcolare anche il costo per ora effettivamente produttiva, dividendo gli stessi costi per le ore realmente utilizzate.
La differenza tra i due valori aiuta a capire quanto pesa la capacità produttiva non sfruttata.
Quali costi devono essere inclusi nel calcolo?
Nel costo orario rientrano normalmente i costi di struttura necessari al funzionamento dello studio, come affitto, personale di segreteria e assistenza, utenze, software, assicurazioni, manutenzioni, pulizie, servizi amministrativi e ammortamenti delle attrezzature.
I costi direttamente collegati alla singola prestazione, come materiali specifici, laboratorio e compenso del professionista, devono invece essere considerati separatamente quando si calcola il margine della prestazione.
Il costo orario della poltrona serve a stabilire le tariffe?
Non automaticamente.
Il costo orario non è una formula rigida per determinare il prezzo di una prestazione. È invece un parametro utile per capire se una tariffa riesce a coprire correttamente il costo della struttura, il tempo di poltrona e gli altri costi direttamente collegati alla prestazione.
Ogni quanto dovrebbe essere aggiornato il costo orario?
Un aggiornamento annuale rappresenta il minimo indispensabile.
Se però lo studio modifica frequentemente la propria struttura dei costi, inserisce nuovi collaboratori, investe in attrezzature o cambia il livello di utilizzo dei riuniti, un monitoraggio trimestrale consente di individuare gli scostamenti con maggiore tempestività.
Vuoi sapere quanto costa davvero un’ora nel tuo studio?
Ogni studio ha una struttura diversa. Per questo il dato utile non è quello dell’esempio, ma quello costruito sui numeri reali della tua attività. Con Pilot+ puoi analizzare costi, ore produttive, utilizzo dei riuniti e marginalità, insieme a un commercialista specializzato nel settore odontoiatrico.